Existe um assunto indigesto no mercado de planos de saúde e benefícios corporativos, que diz respeito às regras para a nomeação, contratação ou substituição da corretora de seguros ou consultoria.

No Brasil, sempre que uma empresa decide comprar um desses benefícios, geralmente o faz através de uma corretora para intermediação do processo.

Há também aquelas que optam pela contratação direta e dispensam os intermediários, abrindo mão dos serviços e suporte especializado que uma boa corretora de benefícios pode oferecer.

É importante destacar que existe uma prática não formalizada que rege os contratos desses produtos e que determina alguns critérios operacionais para a relação corretora, seguradora/operadora de serviço e a empresa contratante.

Essa prática está relacionada aos critérios para nomeação ou troca da corretora/consultoria no futuro. Não raras vezes, a empresa contratante do produto, que paga pelo serviço, desconhece essas regras e se surpreende ao descobrir que não tem autonomia para mudar de corretora no momento que deseja.

Como não existe muito material disponível para consulta, vamos detalhar a seguir aspectos importantes que podem vir ao encontro de algumas de suas dúvidas.

Qual a diferença entre corretora de seguros e consultoria de benefícios?

De forma geral, a corretora de seguros é a empresa que comercializa produtos de seguros e oferece suporte após a venda. Com o passar do tempo, algumas corretoras de seguros foram sofisticando os seus serviços, a fim de atender aos clientes de forma mais personalizada, passando a se denominar consultoria de benefícios, embora sejam corretoras também, na maior parte dos casos.

Concluindo, não importa se a sua empresa é atendida por uma corretora, consultoria ou ambas, o que realmente faz a diferença é a capacidade de ouvir, entender as demandas, personalizar serviços, agregar valor, negociar, sugerir soluções e trazer resultados mensuráveis.

Ao analisar o perfil de diversas corretoras, percebemos que estas trabalham com muitos produtos de seguros, não exclusivamente com benefícios, e dependendo do serviço que a sua empresa esteja buscando, ser um especialista ou não pode fazer a diferença. 

Quando uma empresa compra um plano de saúde, dental ou seguro de vida, é obrigatório efetivar a transação através de uma corretora de seguros?

Quando se trata de seguro de qualquer natureza, existe uma exigência de que a efetivação da transação ocorra através de uma corretora de seguros, embora existam exceções conforme a seguradora e o momento do mercado.

Para outros produtos, as práticas mudam conforme a empresa que está oferecendo o serviço. Podemos dizer que a maior parte das operadoras do mercado sugere que a contratação seja efetivada através de uma corretora, porém, algumas ainda permitem a venda de seus produtos através de canais diretos, o que não implica em uma vantagem para o contratante.

Como se efetiva a contratação de uma corretora de seguros ou consultoria de benefícios?

A nomeação de uma corretora de seguros ou consultoria de benefícios pode ocorrer em três momentos distintos: 

1. No momento da contratação ou compra de um novo plano de saúde, dental ou seguro de vida

Quando a empresa muda ou contrata um novo produto, geralmente a corretora que faz a intermediação dessa negociação é automaticamente nomeada como corretora da conta. Isso significa que, pelos próximos 12 meses, de forma geral, enquanto a empresa contratante não se pronunciar, essa corretora responderá pela sua conta e deverá oferecer em troca serviços especializados de gestão do produto.

2. No aniversário do contrato 

Até trinta dias antes do aniversário do contrato vigente, a empresa contratante deverá comunicar através de uma carta, modelo específico, a transferência de corretagem, ou seja, a nomeação da nova corretora, para a seguradora/operadora contratada e para a corretora que será destituída. A partir do primeiro dia do aniversário do contrato, a corretora eleita passará a oferecer os serviços respectivos à empresa contratante.

3. A qualquer momento, desde que a corretora atual esteja de acordo

Nesta situação, a empresa também precisa comunicar oficialmente a corretora, porém esta deverá oficializar o seu de acordo nessa mesma carta. A seguradora/operadora também deverá ser comunicada e exigirá o documento que comprove o acordo da antiga corretora. Se tudo isso ocorrer, passados trinta dias desse processo, a nova corretora nomeada passará a atender a conta. 

Caso a corretora atual se negue a realizar a transferência, a empresa em questão deverá aguardar o aniversário do contrato ou a corretora eleita poderá atender à empresa contratante sem receber remuneração alguma até o próximo aniversário, uma vez que a antiga corretora continuará sendo remunerada por conta dos prazos não observados pela empresa contratante. Essa modalidade não é aceita por todas as operadoras do mercado. 

O custo do produto contratado fica mais alto quando existe uma corretora intermediando o processo?

No geral, por ocasião da precificação do produto, a seguradora ou operadora já inclui no custo um percentual que será destinado ao pagamento da corretora/consultoria. 

Mesmo quando a empresa contratante opta por uma relação direta com operadora, o valor destinado à corretora acaba por fazer parte do preço, talvez em menor proporção, mas geralmente é previsto, uma vez que essa relação poderá mudar no futuro. 

Quem remunera a corretora de seguros ou consultoria de benefícios?

Todas as vezes que uma empresa contrata um produto de plano/seguro saúde, dental ou vida, está embutida no preço do produto a comissão da corretora, mas o pagamento é efetuado diretamente à corretora, através da seguradora ou operadora contratada.

Sendo assim, quem remunera é a empresa, mas quem efetiva o pagamento é a operadora/seguradora. Existem casos em que a empresa opta por não incluir a comissão no preço final e acerta um valor diretamente com a consultoria ou corretora. Para isso, firma um contrato, com preços previamente negociados.

Nesses casos, a remuneração é efetuada diretamente pela empresa contratante. Temos observado, através de anos de experiência, que esse tipo de contrato tende a ser mais vulnerável, pois a sua manutenção é um reflexo da saúde financeira da empresa e, por isso, ele nem sempre poderá ser mantido. 

Assim, sempre recomendamos que a remuneração seja realizada através da operadora/seguradora, mesmo que negociando os valores de comissão a serem praticados.

Destacamos aqui a importância de deixar esses números transparentes ao cliente contratante.

Qual o papel da empresa contratante e da consultoria/corretora nessa relação?

Cabe à empresa contratante eleger um grupo de profissionais para acompanhar periodicamente todos os processos, dar atenção ao que for apresentado e sugerido. Esse grupo deve ter poder de decisão para implementar, de forma ágil, ajustes e ações de grande interesse na análise atualizada dos indicadores.

A corretora de benefícios é responsável por muitas etapas e ações, mas é a equipe responsável eleita pela empresa que abre os caminhos para a “mágica” acontecer, estimulando a comunicação, envolvendo os gestores e propiciando um ambiente favorável à realização de tudo o que for necessário para que os objetivos sejam alcançados com sucesso.

A gestão estratégica de um programa de saúde e benefícios dá trabalho e exige disciplina, reuniões periódicas, cumprimento de cronograma, análise de indicadores e dedicação. 

Trata-se de um trabalho em equipe, em que a atuação integrada da empresa, da corretora e da operadora contratada é imprescindível. A rotina do dia a dia não pode ser deixada para segundo plano ou prorrogada para a véspera da renovação do contrato. Tudo isso pode trazer riscos imensuráveis para o contrato.

O que uma corretora de benefícios pode fazer pelo programa de saúde e benefícios da sua empresa?

Por conhecer profundamente toda a dinâmica dos processos e por ter uma atuação totalmente focada, uma boa corretora/consultoria de saúde poderá, sem sombra de dúvidas, potencializar os recursos investidos no programa de saúde e benefícios, contribuindo também para que a empresa tenha um conhecimento mais profundo e estratégico de suas demandas, riscos, necessidades e indicadores, viabilizando a concretização dos resultados propostos e um resultado financeiro mais positivo. 

Quais benefícios uma empresa poderá obter ao eleger uma consultoria de benefícios?

Quando a corretora/consultoria de benefícios é experiente, proativa e consciente do seu papel, uma forte parceria se estabelece. A empresa contratante passa a contar com um time de especialistas, que  com foco direcionado no programa da organização e buscarão incessantemente alcançar os resultados propostos. 

Além disso, poderão oferecer suporte profissional e consistente em todas as situações. Outro ponto positivo é que as negociações com a seguradora/operadora deixam de ser unilaterais e passam a ser mais equilibradas e proveitosas, pois estarão baseadas em indicadores reais e pareceres de todos os envolvidos. 

Qual o papel e as responsabilidades de uma corretora/consultora de benefícios?

Poderíamos enumerar diversas responsabilidades, porém sabemos que isso pode variar conforme a expectativa, necessidades do cliente e forma de trabalho da corretora. 

Existem muitas corretoras que focam a sua atuação de forma mais superficial, suporte distante nas negociações e transações complicadas. Outras, por sua vez, personalizam serviços, padronizam, acompanham processos, geram indicadores e buscam atuar de maneira cada vez mais assertiva e estratégica.

Uma corretora/consultoria de benefícios deve atuar de forma direta, atualizada e dinâmica na gestão estratégica do programa de saúde e benefícios, focando sua atuação na gestão operacional, na gestão do risco, comunicação, oferecendo suporte atualizado às áreas responsáveis, promovendo a saúde e a qualidade de vida, a fim de alcançar os objetivos propostos e um equilíbrio financeiro dos contratos.

O foco principal será potencializar o investimento dos recursos, o equilíbrio dos custos, a manutenção da satisfação dos usuários, a promoção da saúde, a abertura dos canais de relacionamento e a negociação.

Conheça alguns mitos e inseguranças sobre mudar ou eleger uma nova corretora

1. Temos condições especiais negociadas com a nossa seguradora/corretora e ao elegermos uma corretora iremos perder as condições negociadas.

Esta afirmação é falsa porque, ao se eleger uma corretora, as condições deverão ser mantidas e o que foi estabelecido em contrato não poderá ser modificado.

2. A corretora atual está muito bem relacionada com a minha operadora/seguradora, e se houver mudança, iremos perder nas negociações.

Esta afirmação também é falsa porque a seguradora ou operadora contratada não poderá favorecer uma corretora em detrimento de outra. As condições negociadas serão mantidas.

3. Não é necessário estar atento ao aniversário do contrato, posso mudar de corretora a qualquer momento.

Esse é um dos maiores equívocos. Como não existe uma regra oficial amplamente divulgada, a maior parte das empresas tomadoras de serviços desconhece os detalhes que a impedem de nomear um novo corretor a qualquer momento. Salvo os casos em que a empresa contratante do serviço tenha oficializado essa condição através de um contrato específico, a autorização para transferência de corretagem, fora do prazo, deverá ser submetida à aprovação da corretora atual.

4. A corretora atual é parceira e não se importará em autorizar a transferência de corretagem a qualquer momento.

Conforme descrevemos no item anterior, a corretora atual poderá não concordar em transferir a corretagem antes ou depois do período indicado para isso, que é de trinta dias do aniversário do contrato. Para evitar surpresas, é importante assegurar essa opção em contrato.

5. Não contrato uma corretora porque se ela ganha um percentual sobre a minha fatura, que interesse terá em negociar condições e custos melhores?

Quando você contrata uma corretora eficiente e profissional, ela agregará serviços e diferenciais na gestão do programa e irá priorizar negociar condições e custos melhores, a fim de aprofundar cada vez mais a parceria com o cliente. Manter o cliente será o objetivo, sempre.

6. A corretora atual nunca apresentou indicadores ou relatórios porque a minha seguradora ou operadora se nega a entregar os arquivos de utilização para análise.

A operadora sempre apresenta algum tipo de relatório ou arquivo. Quando empenhada, a corretora sempre conseguirá obter as informações necessárias para uma gestão estratégica do programa. Não se esqueça de que você é o cliente e, como tal, tem direito de receber todos os indicadores e detalhes do seu contrato.

Quais pontos devem ser negociados, esclarecidos e formalizados antes da contratação formal de uma corretora?

Muitas vezes, o processo de seleção se iguala às etapas de um namoro, em que a fase de sedução cega os envolvidos, impedindo que algumas questões importantes sejam analisadas. A 4Health sempre sugere que seja elaborado um contrato de expectativas, no qual a corretora apresenta os serviços e recursos que estarão disponíveis, prazos, cronogramas, periodicidade da operação e definição de papéis e responsabilidades.

A empresa deverá, também, tomar tempo para reconhecer e apresentar todas as suas necessidades, demandas, expectativas e principais objetivos, a fim de alinhar prioridades e potencializar os esforços e recursos investidos.

O observar antes de eleger uma corretora ou consultora de benefícios?

• Capacidade de ouvir, de entender e traduzir as necessidades da contratante;
• Proatividade, criatividade, efetividade;
• agilidade de respostas;
• registros de ações realizadas;
• casos de sucesso;
• tecnologia de gerenciamento;
• indicadores necessários dos serviços propostos.

O índice de retenção de clientes é um fator importante, assim como a opinião e referência de alguns deles.

Percebemos que as empresas, antes de optarem por uma determinada corretora, muitas vezes priorizam unicamente os indicadores de superfície, como por exemplo: 

• número de funcionários, 
• faturamento anual, 
• número de filiais, 
• quantidade de ferramentas,
• “grife”, 
• sistemas nunca efetivados,
• promessas infundadas e pouco conclusivas quanto à eficiência real da corretora.

Antes da contratação, a análise precisa ser mais profunda. E é muito importante que a empresa conheça os principais motivos que a levam a contratar uma corretora/consultoria. Dessa forma, poderá ir direto ao ponto, descartando qualquer discurso fora de contexto.

Se para uma determinada empresa o número de funcionários de uma corretora é importante, que tal fazer uma conta simples? Número de funcionários da corretora, dedicados exclusivamente a produtos de benefícios, dividido pela quantidade de vidas administradas. 

Aí sim, será possível descobrir qual é o número de funcionários disponíveis para atender cada vida administrada e medir a prontidão de atendimento. Quando derrubamos alguns mitos, podemos ser positivamente surpreendidos.

Existe um contrato ou documentos específicos para formalizar essa operação?

Sim, uma carta de nomeação por operadora contratada: essa carta é emitida pela empresa e entregue pela corretora/consultoria eleita. Carta de aviso ao corretor que está sendo destituído: essa carta é emitida e entregue pela empresa contratante, a fim de concluir a relação comercial de forma oficial. 

Não é obrigatório, mas desejável que haja um contrato simples de prestação de serviços, a fim de esclarecer a responsabilidade de ambos os lados e definir objetivos.

Quando o meu foco é trocar de produto e de corretora/consultoria, como devo proceder, o que devo fazer primeiro?

Primeiramente, sugerimos que você escolha a corretora/consultoria com a qual deseja trabalhar. Avalie a equipe, a estrutura, os serviços e a sensibilidade em ouvir e entender as suas necessidades. Depois de escolher a corretora, inicie o estudo de mercado. 

Caso precise de três orçamentos, opte por trabalhar nessa fase de tomada de preços, com no máximo três, tomando o cuidado de apresentar as mesmas informações e detalhes do contrato atual e das necessidades da empresa para todos.

Temos percebido diversos equívocos nesses processos. Muitas empresas pensam que o melhor caminho é leiloar a oportunidade, envolvendo mais de três corretoras/consultorias na tomada de preços. 

Poucas empresas sabem que esse comportamento trava oportunidades de negociações de coberturas e preços especiais, dificulta a liberação das propostas e gera ruídos e dúvidas na relação da empresa com o fornecedor principal.

Como cada corretora/consultoria tem uma forma de trabalho diferente, na busca por melhores preços, muitas vezes deixam de informar detalhes importantes que geram conflitos de informações entre as concorrentes. 

O resultado disso são custos às vezes diferentes uns dos outros ou extremamente agravados, com valores fora da realidade, que dificilmente serão efetivados e que não ajudarão a empresa na tomada de decisão.

O corretor ético observa a situação atual da empresa detalhadamente e apresenta esse diagnóstico de forma transparente para a operadora analisar os números, a fim de apresentar uma proposta sustentável e mais alinhada à realidade.

Quando muitos corretores participam de uma concorrência em que o único foco é o custo, nem sempre o eleito é o mais habilidoso para lidar com as questões do dia a dia e oferecer soluções eficientes. Muitas vezes, na iniciativa de buscar o melhor resultado financeiro, a empresa descarta possíveis parceiros, extremamente habilidosos, e que poderiam ajudá-la a chegar em uma ótima equação de longo prazo.

Incentivamos que, antes da contratação de uma nova corretora/consultoria, sejam descartados preconceitos e ideias preconcebidas, e haja uma abertura, a fim de efetivar a escolha da forma mais neutra, profissional e ética possível.

Se for possível, opte primeiro pela corretora e depois vá ao mercado fazer as pesquisas. Dessa forma, haverá mais espaço para negociações e maior transparência nos processos.

E o mais importante de tudo: acredite na existência de prestadores de serviços especializados, com alto grau de especialização e capacidade de entregar resultados e agregar valor ao negócio da sua empresa.

Este artigo foi escrito por Débora Maia, Diretora de Expansão, Novos Negócios e Qualidade de Vida da 4Health – Inteligência em Saúde e Benefícios, e atua há 25 anos na área de Saúde e Programas de Benefícios